Cómo funcionan las máquinas de fax

Las máquinas de fax le permiten transmitir documentos.

Puede ingresar a casi cualquier oficina en los Estados Unidos hoy en día, grande o pequeña, de alta o baja tecnología, y encontrará una máquina de fax. Conectada a una línea telefónica normal, una máquina de fax le permite transmitir papeles a otra persona al instante. Incluso con FedEx y el correo electrónico, hoy en día es casi imposible hacer negocios sin una de estas máquinas.

Las máquinas de fax han existido de una forma u otra durante más de un siglo:Alexander Bain patentó el primer diseño de fax en 1843 (consulte Science Line:Alexander Bain y la máquina de fax para obtener más información). Si mira hacia atrás en algunos de los primeros diseños, puede tener una muy buena idea de cómo funcionan hoy.

En este artículo, aprenderá cómo funcionan las máquinas de fax. Consulte la página siguiente para comenzar.

Idea básica detrás de las máquinas de fax

Las máquinas de fax se utilizan con frecuencia para enviar currículos y otros documentos importantes.

La mayoría de los primeros diseños de máquinas de fax incluían un tambor giratorio . Para enviar un fax, adjunte la hoja de papel al tambor, con la impresión hacia afuera. El resto de la máquina funcionó de la siguiente manera:

En otras palabras, funcionaba como un torno.

El fotosensor pudo enfocar y mirar un punto muy pequeño en la hoja de papel, quizás un área de 0,01 pulgadas cuadradas (0,25 milímetros cuadrados). Ese pequeño trozo de papel sería blanco o negro. El tambor giraría para que el fotosensor pudiera examinar una línea de la hoja de papel y luego moverse hacia abajo. Lo hizo paso a paso o en una espiral muy larga.

Para transmitir la información a través de una línea telefónica, las primeras máquinas de fax usaban una técnica muy simple:si la mancha de papel que miraba la fotocélula era blanca, la máquina de fax enviaba un tono; si fuera negro, enviaría un tono diferente (consulte Cómo funcionan los módems para obtener más detalles). Por ejemplo, podría haber enviado un tono de 800 hercios para el blanco y un tono de 1300 hercios para el negro.

En el extremo receptor, habría un mecanismo de tambor giratorio similar y algún tipo de bolígrafo para marcar en el papel. Cuando la máquina de fax receptora escuchaba un tono de 1300 hercios, aplicaba el bolígrafo al papel, y cuando escuchaba un tono de 800 hercios, retiraba el bolígrafo del papel.

En la página siguiente, hablaremos sobre las modernas máquinas de fax.

Modernas máquinas de fax

Máquina de fax/copiadora Panasonic KX-FB421

Una máquina de fax moderna no tiene tambores giratorios y es mucho más rápida, pero utiliza la misma mecánica básica para realizar el trabajo:

Una máquina de fax típica que se encuentra en una oficina se conoce oficialmente como máquina de fax CCITT (UIT-T) Grupo 3 . El Grupo 3 la designación le dice cuatro cosas sobre la máquina de fax:

El proceso de escaneo:El escáner en una máquina de fax mira una línea de la hoja de papel. La línea de escaneo se muestra aquí en rojo. Ve un grupo de puntos blancos y negros, que se muestran ampliados en el rectángulo rojo en la parte inferior de la figura. Codifica el patrón de puntos y los envía a través de la línea telefónica.

La máquina de fax normalmente tiene un CCD o una matriz de detección de fotodiodos. Contiene 1.728 sensores (203 píxeles por pulgada), por lo que puede escanear una línea completa del documento a la vez. El papel está iluminado por un pequeño tubo fluorescente para que el sensor tenga una visión clara.

El sensor de imagen busca blanco o negro. Por lo tanto, una sola línea del documento se puede representar en 1.728 bits. En el modo estándar, hay 1145 líneas en el documento. El tamaño total del documento es:

1728 píxeles por línea * 1145 líneas =aproximadamente 2 000 000 bits de información

Para reducir el número de bits que deben transmitirse, las máquinas de fax del Grupo 3 utilizan tres compresiones diferentes. técnicas:

Ver Electronics Plus:Teoría del facsímil para una discusión de estos tipos de compresión. La idea básica en estos esquemas es buscar "ejecuciones" de bits del mismo color. Por ejemplo, si una línea de la página es completamente blanca, el módem puede transmitir una docena de bits en lugar de los 1728 bits completos escaneados para la línea. Este tipo de compresión puede reducir el tiempo de transmisión por un factor de al menos dos, y para muchos documentos mucho más. Un documento que contiene una cantidad significativa de espacios en blanco se puede transmitir en solo unos segundos.

En la página siguiente, hablaremos sobre la recepción de faxes.

Recepción de un fax

Muchas máquinas de fax se pueden configurar para almacenar contactos frecuentes.

Los bits del documento escaneado viajan a través de la línea telefónica y llegan a una máquina de fax receptora. Los bits son descodificados , sin comprimir y reensamblado en las líneas escaneadas del documento original. Existen cinco formas comunes de imprimir el fax, según el tipo de máquina que lo recibe:

Papel térmico -- Cuando las máquinas de fax comenzaron a infiltrarse en las oficinas en masa en la década de 1980, la mayoría de ellas usaban papel térmico. El papel está recubierto con productos químicos que reaccionan al calor volviéndose negros. El papel térmico tiene varias ventajas importantes:

Película térmica -- La película térmica usa una cinta del ancho de una página que contiene tinta que se derrite sobre el papel cuando se calienta. Esto es más complicado mecánicamente que el papel térmico pero menos complicado que un chorro de tinta.

Inyección de tinta -- Esta técnica utiliza el mismo mecanismo que una impresora de inyección de tinta.

Impresora láser -- Esta técnica utiliza el mismo mecanismo que una impresora láser.

Impresora de computadora -- El fax es realmente recibido por un fax modem (un módem que comprende los estándares de datos del Grupo 3), almacenado en el disco duro de la computadora como un archivo de gráficos y luego enviado a la impresora habitual de la computadora.

Descubra cómo usar una máquina de fax en la página siguiente.

Cómo usar una máquina de fax

Las máquinas de fax son fáciles de usar y se asemejan a marcar un teléfono.

A pesar de que las máquinas de fax tradicionales están siendo reemplazadas rápidamente por el correo electrónico y los servicios de fax por Internet, aún es importante saber cómo usar este caballo de batalla en el lugar de trabajo. Estas son algunas instrucciones básicas para enviar y recibir un fax.

Envío de un fax:

Asegúrese de que la máquina de fax esté enchufada a una fuente de alimentación y también a un enchufe telefónico que funcione.
Encienda la máquina de fax.
Obtenga el número de fax de la máquina de fax de destino.
Reúna los documentos que desea enviar y colóquelos en el orden en que desea que se reciban.
Complete una hoja de papel separada llamada portada con el nombre del destinatario, número de fax/teléfono, su nombre, su número de teléfono, un mensaje breve y el número de páginas (incluida la portada).
Coloque los documentos boca arriba en la bandeja del alimentador de la máquina de fax con la cubierta hacia arriba
Marque el número de fax del destinatario (instrucciones de marcación para llamadas internacionales)
Presione el botón "fax" o "enviar", según el modelo de máquina de fax en particular

Ahora la máquina de fax escaneará cada una de las páginas del documento en su memoria. Una vez escaneadas todas las páginas, escuchará una serie de tonos de fax. Estos tonos señalan el "apretón de manos" entre las máquinas de fax que envían y reciben, estableciendo un enlace de comunicaciones. Espere unos minutos mientras se envía el fax. Si la máquina de fax tiene una pantalla pequeña, busque una confirmación de que el fax se envió. Algunas máquinas de fax también imprimirán un breve informe de confirmación.

Así es como se recibe un fax:

Asegúrese de que la máquina de fax esté enchufada, encendida y conectada a un enchufe telefónico que funcione. Este conector telefónico puede ser su línea telefónica regular o una línea de fax dedicada. Lo importante es que el remitente tenga el número correcto.
Asegúrese de que la máquina de fax tenga suficiente tinta en su cartucho de tóner. Los cartuchos de tóner suelen tener algún tipo de indicador cuando el tóner está bajo. La mayoría de las máquinas de fax modernas también le avisarán cuando el tóner esté bajo.
Asegúrese de que haya suficiente papel de impresora cargado en la bandeja de papel de la máquina de fax. Airee el papel (deslice el pulgar por la parte inferior, separando las páginas individuales) para evitar atascos de papel en la máquina.
Si hay un teléfono en la máquina de fax, el teléfono sonará. No lo recojas.
Espere los tonos de "apretón de manos" que indican que la máquina de fax está hablando con la máquina del remitente.
La máquina de fax comenzará automáticamente a imprimir cada página del fax.
Revise la portada para asegurarse de que recibió tantas páginas como se enviaron.
Si se trata de un documento importante, la etiqueta de la oficina es llamar o enviar un correo electrónico al remitente para confirmar que recibió el fax.

En la página siguiente, hablaremos sobre cómo solucionar problemas comunes de la máquina de fax.

Solución de problemas de la máquina de fax

Los atascos de papel son un problema potencial con las máquinas de fax.

Las máquinas de fax son equipos complicados con sensores delicados, motores y piezas móviles finamente calibradas. Por mucho que desee patear la máquina de fax de su oficina cuando hay un atasco de papel, existen otras soluciones. Estos son algunos consejos para solucionar los problemas de fax más comunes:calidad de imagen, atascos de papel y problemas de conectividad.

Los problemas de calidad de imagen más comunes con los faxes son páginas que salen demasiado oscuras, demasiado claras o que no se pueden leer debido a rayas, manchas y manchas. Para páginas oscuras y claras, podría ser tan simple como cambiar la oscuridad o la densidad configuración en la máquina receptora [fuente:FineStar Imaging]. Si el receptor hace una prueba de impresión y la página sale limpia, lo más probable es que el problema esté en la máquina del remitente.

El remitente debe abrir el área de alimentación de documentos de la máquina de fax y limpiar todas las superficies y piezas móviles con un paño ligeramente húmedo [fuente:Sands Office Equipment, Inc.] Si la máquina de fax es uno de esos dispositivos todo en uno que funciona como escáner y fotocopiadora, limpie también el cristal del escáner con un poco de limpiacristales.

Si la impresión de prueba sale con líneas y manchas, entonces el problema está en el extremo receptor. La causa más común de copias sucias es el tóner o la tinta derramados o con fugas. Las impresoras láser y las máquinas de fax utilizan cartuchos de tóner grandes que contienen tóner seco, negro y en polvo [fuente:Consultoría y suministros de automatización]. Si abre la puerta de la impresora en la máquina de fax y ve un montón de tóner seco tirado, retire el cartucho de tóner y sacúdalo. Si se cae el tóner del cartucho, debe comprar uno nuevo.

Las impresoras de inyección de tinta y las máquinas de fax utilizan tinta líquida, no tóner seco [fuente:Consultoría y suministros de automatización]. Si ve gotas o charcos de tinta húmeda en el área de impresión, querrá reemplazar el cartucho de tinta y limpiar bien toda el área.

Los atascos de papel son otro problema común de las máquinas de fax. Si tiene una máquina de fax pequeña, solo hay dos áreas donde el papel podría atascarse:el alimentador de documentos y el área de impresión. Las máquinas más grandes tienen más engranajes y piezas móviles en las que el papel puede atascarse, pero afortunadamente esas máquinas a menudo vienen con sensores que le indican dónde se encuentra el atasco.

La clave para eliminar el papel atascado de una máquina de fax es tirar siempre en la dirección en que el papel viaja naturalmente [fuente:FineStar Imaging]. Sacar el papel en la dirección opuesta podría dañar las ruedas y los engranajes pequeños o dejar restos de papel triturado en la máquina [fuente:FineStar Imaging].

Si la máquina de fax indica un error, consulte el manual o llame al fabricante para ver qué significa. Si recibe muchos errores de comunicación , asegúrese de que la línea telefónica esté completamente enchufada y que escuche un tono de marcado claro a través del auricular del teléfono. De lo contrario, es posible que desee llamar a la compañía telefónica y pedirles que revisen su línea en busca de interferencias.

En la página siguiente, hablaremos sobre las máquinas de fax portátiles.

Faxes portátiles

La nueva tecnología permite a los usuarios recibir faxes directamente en sus bandejas de entrada de correo electrónico.

Mientras el fax siga siendo una parte esencial de los negocios, cada oficina tendrá una máquina de fax. Pero, ¿y si una parte esencial de tu negocio es no estar en la oficina? ¿Cómo se supone que debes enviar y recibir faxes desde la carretera? El correo electrónico y la tecnología de fax por Internet han sido de gran ayuda para los viajeros, pero a algunas personas todavía les gusta tener ese papel en la mano. Ahí es donde entran las máquinas de fax portátiles.

En el momento de escribir este artículo, solo una empresa vende una máquina de fax autónoma, inalámbrica y verdaderamente portátil. El fax e impresora Greta GSM de Possio es esencialmente un gran teléfono celular que también funciona como máquina de fax, escáner y fotocopiadora. Con un peso de poco más de dos libras y unas medidas de 11 pulgadas por 6 pulgadas, el dispositivo contiene una tarjeta GSM que le permite enviar y recibir llamadas de voz y datos de teléfonos celulares. También viene con un rollo de papel de 50 pies para imprimir aproximadamente 50 páginas de fax.

Para enviar un fax, introduce el documento página por página en la ranura del escáner. Luego marca su número de fax de destino y presiona enviar. Para recibir un fax, la máquina simplemente necesita estar encendida y dentro del alcance de una señal celular. Si bien GSM es el estándar en Europa, la cobertura en los Estados Unidos aún se está imponiendo y podría ser irregular.

Las máquinas de fax portátiles como Greta también podrían ser útiles para sus funciones móviles de impresión, escaneo y copiado. Incluso si usa el fax por Internet, puede usar Greta para escanear fácilmente documentos en papel y enviarlos como archivos adjuntos de correo electrónico.

Las máquinas de fax portátiles serían particularmente útiles para vendedores, agentes inmobiliarios, abogados, camioneros y cualquier otra persona que pase una cantidad considerable de tiempo fuera de la oficina.

Para obtener más información sobre máquinas de fax y temas relacionados, consulte los enlaces a continuación.

Preguntas frecuentes sobre máquinas de fax

¿Cuándo se inventó la máquina de fax?

Alexander Bain patentó el primer diseño de fax en 1843.

¿Qué hace una máquina de fax?

Una máquina de fax envía y recibe documentos en blanco y negro. Un sensor lee el papel y codifica los puntos blancos y negros del papel en el extremo de envío. En el extremo receptor, un mecanismo marca el papel con puntos negros.

¿Una máquina de fax necesita una línea telefónica?

Sí, para tener un número de fax y usar una máquina de fax, necesita un teléfono fijo.

¿Cuándo dejaron de usarse las máquinas de fax?

Todavía hay algunas empresas y personas que usan máquinas de fax, pero en su mayor parte, las personas se han vuelto digitales. Pero la primera década del siglo XXI vio una gran disminución en el uso de la máquina de fax y esta máquina antigua está casi extinta ahora.

¿Dónde puedo enviar un documento por fax?

UPS Store y FedEx son dos de las tiendas más extendidas en las que puede utilizar una máquina de fax. Muchas ubicaciones de Office Depot/OfficeMax y Staples también tienen servicios de fax.

Publicado originalmente:2 de octubre de 2001