Cómo funciona la transmisión de fax

La transmisión de fax es la capacidad de enviar un solo fax a más de una persona al mismo tiempo [fuente:Answers.com]. Algunas máquinas de fax pueden escanear un documento una vez y transmitirlo a varios destinatarios. Pero, cuando la mayoría de la gente habla de transmisión de fax, se refiere a servicios de terceros que usan tecnología de servidor de fax para enviar un solo fax a cientos o miles de destinatarios a la vez.

El fax de difusión es una herramienta poderosa para los profesionales de las relaciones públicas, quienes envían de manera rutinaria ideas para historias urgentes a cientos de periodistas y publicaciones específicas simultáneamente. Según un informe de Davidson Consulting, la transmisión de fax era una industria de 200 millones de dólares en todo el mundo en 2006.

Desafortunadamente, la transmisión de fax también es una herramienta poderosa para los spammers de fax que inundan miles de máquinas de fax con anuncios de "fax basura" no solicitados, a pesar de las estrictas leyes federales contra el spam.

En este artículo de HowStuffWorks, veremos la tecnología detrás de la transmisión de fax, sus aplicaciones del mundo real y los problemas legales relacionados con su uso y uso indebido.

Comencemos con un vistazo a los servidores de fax, la tecnología clave detrás de la transmisión de fax.

1. Servidores de fax y servicios de transmisión de fax
2. Economía del fax de transmisión
3. Aplicaciones de transmisión de fax
4. Transmisión de fax y la ley

Servidores de fax y servicios de transmisión de fax

Los servidores de fax alimentan el fax de transmisión. Son máquinas que ejecutan un software especial para procesar y almacenar electrónicamente los faxes entrantes y salientes [fuente:Asociación de Tecnología de Georgia]. El trabajo más importante de un servidor de fax es convertir archivos digitales en señales de fax analógicas (o de línea telefónica) que se pueden enviar a máquinas de fax convencionales.

Los faxes son complicados porque pueden ser enviados y recibidos por diferentes tipos de máquinas que funcionan con diferentes protocolos y estándares. Las computadoras, por ejemplo, usan algo llamado Protocolo de Internet (IP) para enviar y recibir datos a través de una red. Con el Protocolo de Internet, un mensaje saliente se divide en pequeños paquetes de datos que se enrutan individualmente al destino donde se vuelven a ensamblar usando algo llamado Protocolo de control de transmisión (TCP) [fuente:SearchVoIP].

Las máquinas de fax modernas son digitales, lo que significa que se comunican en 1 y 0 como las computadoras, pero envían y reciben esos datos digitales a través de líneas telefónicas analógicas. Por lo tanto, para que una computadora se comunique con una máquina de fax, todos los datos deben convertirse a una señal analógica que la máquina de fax pueda entender. Ese es el trabajo del servidor de fax.

El servidor de fax funciona como una puerta de enlace entre la red informática IP y la red telefónica analógica. Esta tecnología a veces se llama FoIP (Fax sobre Protocolo de Internet). Lea nuestro artículo sobre FoIP para obtener una explicación detallada de cómo funciona FoIP.

Estas son algunas características comunes de los servidores de fax:

[fuente:Asociación de Tecnología de Georgia]

Si una empresa quiere aprovechar el envío de faxes por difusión, tiene que tomar una decisión:¿servir o no alojar? Puede comprar su propio servidor de fax (o varios servidores) y alojar sus propios faxes de difusión, o puede suscribirse a un servicio de fax de difusión que alojará los faxes en sus propios servidores. En la página siguiente, hablaremos sobre la economía de la transmisión de fax.

Economía del fax de difusión

Como la mayoría de las decisiones comerciales, esta se reduce a la economía. La empresa debe sopesar los costos de comprar y administrar el hardware y el software del servidor de fax frente al costo de un servicio de transmisión de fax de terceros.

Los servidores de fax empresariales de alta gama pueden costar hasta $ 25,000 [fuente:CNet Shopper]. Los servidores de fax internos también pueden requerir personal de TI adicional o al menos capacitación adicional para el personal de TI existente.

Los servicios de transmisión de fax suelen cobrar por página con descuentos para campañas de fax de gran volumen. Una transmisión de fax a cien destinatarios puede costar $0,09 por página, mientras que una transmisión de fax a varios miles de destinatarios puede costar tan solo $0,02 por página. La mayoría de los servicios solo cobran al cliente por los faxes exitosos, excluyendo números incorrectos, señales de ocupado u otros errores durante la transmisión.

Con los servicios de difusión de fax, el cliente gestiona las campañas de fax a través de una interfaz web. Aquí, el cliente puede cargar hojas de cálculo de Excel o .csv (valores separados por comas) para crear listas de correo para diferentes campañas de fax. El servicio de transmisión de fax almacena todas estas listas para facilitar el acceso en el futuro.

Luego, los clientes usan la interfaz web para cargar los documentos que desean enviar por fax, ya sea en Microsoft Word o Excel, un archivo de imagen o un PDF. Algunos servicios de transmisión de fax ayudan al cliente a crear una portada con el logotipo de la empresa, membrete e información personalizada del destinatario.

Al igual que los servidores de fax internos, los servicios de transmisión de fax permiten a los clientes programar las entregas de fax para un día y una hora determinados o para horas de menor actividad durante la noche. Los servicios de difusión por fax también pueden asignar códigos de facturación a los trabajos de fax, realizar un seguimiento de las campañas de fax y producir informes sobre cuántos faxes se enviaron, cuáles se deben reenviar y cuáles se deben eliminar de la lista.

Algunos servicios de transmisión de fax también ayudan a los clientes a cumplir con las reglamentaciones antispam federales y estatales al eliminar automáticamente a los destinatarios que optaron por no recibir más faxes o que figuran en las bases de datos "No enviar".

Ahora echemos un vistazo a algunas de las aplicaciones comerciales comunes de transmisión de fax.

Aplicaciones de transmisión de fax

La industria de las relaciones públicas es uno de los mayores usuarios de fax de difusión. Como mencionamos anteriormente, los profesionales de relaciones públicas a menudo envían ideas para historias y comunicados de prensa a docenas o cientos de periodistas y publicaciones a la vez.

Los servicios populares de transmisión de fax, como PR Newswire, ayudan a los profesionales de relaciones públicas a orientar sus campañas de relaciones públicas eligiendo entre cientos de miles de contactos de periodistas almacenados.

Las comunicaciones de crisis son otra rama de las relaciones públicas que utiliza el fax de difusión. En el caso de una emergencia o desastre, el departamento de relaciones públicas de una empresa puede emplear la transmisión de fax como una de varias formas de comunicarse con los empleados y electores.

Hay decenas de empresas que ofrecen servicios de notificación masiva o de emergencia que pueden enviar instantáneamente miles de mensajes a través de todas las plataformas disponibles:correo electrónico, teléfono, SMS y fax.

El fax de transmisión es particularmente útil para cualquier industria que dependa en gran medida de la tecnología de fax para manejar las comunicaciones internas y externas. El sector inmobiliario, por ejemplo, sigue siendo una industria en la que se utilizan muchos faxes. Los agentes pueden enviar listados por fax a varios clientes. Los gerentes regionales de las grandes empresas de bienes raíces pueden enviar informes por fax a varios administradores de propiedades [fuente:Xerox Corp].

El fax de transmisión siempre ha sido popular para publicidad y promociones dirigidas:

Sin embargo, la publicidad por fax ha sido objeto de un escrutinio legal cada vez mayor durante la última década, lo que ha dado lugar a leyes antispam federales y estatales estrictas y demandas judiciales costosas. En la siguiente sección, veremos las restricciones legales sobre la transmisión de fax.

Transmisión de fax y la ley

En 1994, el gobierno federal de los EE. UU. aprobó una ley que restringía severamente la legalidad de las transmisiones de fax no solicitadas. De acuerdo con el Título 47 del Código de Regulaciones Federales de EE. UU., "Será ilegal que cualquier persona dentro de los Estados Unidos utilice cualquier máquina de fax, teléfono u otro dispositivo para enviar un anuncio no solicitado a una máquina de fax y teléfono" [fuente:Transmisión de fax y correo no deseado ilegales]. De acuerdo con el Título 47, cada destinatario del llamado "fax basura" podría cobrar $500 en daños a la empresa infractora.

La ley se modificó con la aprobación de la Ley de prevención de faxes no deseados de 2005. Según esta nueva ley, los faxes no solicitados se pueden enviar a empresas con las que el cliente tiene una "relación comercial establecida" o EBR [fuente:Comisión Federal de Comunicaciones].

La Comisión Federal de Comunicaciones define una EBR como "una relación anterior o existente formada por una comunicación bidireccional voluntaria entre una persona o entidad y un suscriptor comercial o residencial con o sin un intercambio de contraprestación [pago], sobre la base de una consulta, solicitud, compra o transacción por parte del suscriptor comercial o residencial con respecto a los productos o servicios ofrecidos por dicha persona o entidad, cuya relación no ha sido rescindida previamente por ninguna de las partes" [fuente:Comisión Federal de Comunicaciones].

Esa es una forma elegante de decir que no se necesita mucho para establecer una relación comercial. Ningún dinero tiene que cambiar de manos. Simplemente preguntando sobre un producto en un sitio web o solicitando un trabajo es suficiente para establecer una relación entre un individuo y una empresa.

Asimismo, la FCC establece algunas reglas básicas para obtener números de fax de empresas y personas con las que tiene un EBR:

[fuente:Comisión Federal de Comunicaciones]

Otra regla establecida por la Ley de prevención de fax basura de 2005 es que todos los anuncios de fax no solicitados deben incluir instrucciones claras para optar por no recibir todos los faxes de difusión futuros de esa empresa. El proceso de exclusión debe ser gratuito (a través de un número de teléfono gratuito, un fax gratuito o un sitio web) y debe figurar en la primera página del fax. Para optar por no participar, todo lo que el consumidor tiene que hacer es proporcionar su número de fax a la empresa directamente mediante cualquiera de los métodos enumerados anteriormente [fuente:Comisión Federal de Comunicaciones].

La industria de transmisión de fax se ha visto muy afectada por varias demandas multimillonarias. Esto ha ahuyentado a muchas empresas de utilizar el fax de difusión, lo que provocó una fuerte disminución en el gasto de fax de difusión en los últimos dos años.

En 2005, las empresas gastaron 240 millones de dólares en transmisión de fax en todo el mundo. En 2006, esa cifra se redujo un 16,7 por ciento a 200 millones de dólares. Para el 2010, los expertos predicen que el gasto en transmisión de fax se reducirá a $110 millones.

Para obtener más información sobre la transmisión de fax y temas relacionados, consulte los enlaces en la página siguiente.