Cómo funciona el correo de voz

El correo de voz permite a los profesionales de negocios acceder a los mensajes, incluso cuando están fuera de la oficina.

Una llamada a cualquier negocio o casa solía significar una de estas tres cosas:una respuesta, una señal de ocupado o un timbre interminable sin respuesta.

Cada vez más, ahora significa un encuentro con el correo de voz.

Introducidos por primera vez en el mundo en la década de 1970, los mensajes de voz se han convertido en una parte rutinaria del día de todos, si no en el sistema de mensajes electrónicos más común utilizado. En el trabajo, en su teléfono celular y en casa, casi todos tienen al menos una cuenta de correo de voz y, a veces, más de una.

Los proveedores de correo de voz varían ampliamente y utilizan diferentes enfoques y equipos para lograr esencialmente el mismo objetivo:un servicio de mensajería conveniente para los usuarios de teléfonos. Dichas empresas ofrecen correo de voz de oficina, correo de voz de teléfono celular y servicios de correo de voz en el hogar.

El correo de voz una vez gobernó el mundo en términos de mensajería electrónica. Ahora es uno de varios métodos populares para dejar y recuperar mensajes importantes, ya veces no tan importantes, para amigos, familiares y socios comerciales. Una tendencia en la mensajería electrónica en estos días trata de vincular todos estos sistemas (correo de voz, correo electrónico, mensajería instantánea) en sistemas integrados destinados a mantener a los usuarios en contacto constante.

Sin embargo, el correo de voz comenzó todo, haciendo posible que las personas transmitieran instantáneamente información detallada de una parte a otra sin hablarles directamente. Y el viejo modo de espera ha evolucionado y mejorado, permaneciendo relevante y popular incluso durante estos tiempos de revoluciones de comunicación de la noche a la mañana.

En este artículo, hablaremos sobre qué es el correo de voz, junto con los tipos de correo de voz. También hablaremos sobre el uso del correo de voz, incluida la configuración y el uso de cuentas de correo de voz, así como el futuro del correo de voz.

¿Qué es el correo de voz?

El correo de voz se introdujo en la década de 1970 principalmente para los profesionales de negocios.

El correo de voz se introdujo a fines de la década de 1970. Gordon Mathews fundó una empresa llamada VMX en 1979. VMX significaba "correo de voz exprés" y Mathews recibió una patente de EE. UU. por su invento digital en 1982. VMX fue el primer proveedor de servicios de correo de voz y su primer cliente fue 3M. El sistema grababa y administraba mensajes utilizando la tecnología digital disponible a finales de los años setenta y ochenta. Algunas empresas aún utilizan sus sistemas VMX.

Los correos de voz son esencialmente grabaciones digitales de mensajes de voz salientes y entrantes que son administrados por un sistema en el sitio o fuera del sitio. Algunos usuarios compran sistemas que son operados y administrados por sus propios empleados o por contrato con otra empresa. Los usuarios domésticos, como los usuarios de teléfonos fijos y móviles, suelen utilizar un servicio externo, como su proveedor de servicios telefónicos, para las cuentas de correo de voz. Otros, sin embargo, compran un software que permite que su PC se convierta en un sistema de mensajes electrónicos.

Los sistemas de correo de voz hacen que los sistemas telefónicos sean más potentes y flexibles al permitir que las conversaciones y la información pasen entre las partes, incluso cuando ambas no están presentes. En un entorno de trabajo, los clientes y los empresarios confían en el correo de voz, tanto para dejar como para enviar mensajes. Los mensajes salientes, por ejemplo, son los mensajes que la gente usa para saludar a quienes llaman a su línea. El mensaje saliente puede decirle a la persona que llama a qué línea se ha comunicado, cuándo esa persona podría regresar y dejar un mensaje. La persona que llama, armada con esta información, puede dejar un mensaje detallado que sea más apropiado para sus necesidades.

El correo de voz generalmente está integrado con el sistema telefónico en el sitio, lo que permite que los usuarios internos y externos utilicen muchas funciones. Tales características incluyen acceso externo a mensajes, localización y entrega de mensajes urgentes, entre muchas otras.

Como en los sistemas telefónicos de antaño, muchos sistemas de correo de voz hoy en día vienen con un "operador". La diferencia es que estos operadores no son humanos, son asistentes automáticos. Los asistentes automáticos guían a los usuarios, tanto de adentro como de afuera, a través de las muchas opciones que ofrece un sistema de correo de voz. Indica a los usuarios cómo ingresar comandos a través de los teclados del teléfono, por ejemplo, cómo recuperar un mensaje.

En la página siguiente, hablaremos sobre los diferentes tipos de correo de voz.

Tipos de correo de voz

Cuando se dejan mensajes, aparece un mensaje como este buzón, alertando al usuario.

Hay varios tipos de sistemas de correo de voz disponibles. Dichos sistemas están diseñados para funcionar de manera diferente según quién los use y dónde, qué equipo y software se usen y quién proporcione los servicios de mensajes telefónicos.

En general, los dos sistemas principales incluyen los basados en tecnología de PC y los sistemas patentados que utilizan equipos especialmente diseñados y suministrados por un proveedor de correo de voz.

Los sistemas basados en PC se pueden ejecutar utilizando computadoras y servidores estándar. Dicho equipo se puede modificar para incluir circuitos de tablero de voz y complementos adicionales para líneas telefónicas u otros equipos. Estos sistemas también incluyen software especializado que integra los mensajes telefónicos entrantes y salientes.

Los sistemas de correo de voz proporcionados por el servicio utilizan hardware creado especialmente por la empresa. Dichos sistemas patentados se pueden personalizar desde cero para el tipo de negocio al que servirán. Pueden ser más costosos que los sistemas basados en PC debido a su naturaleza personalizada.

Hay otros tipos de sistemas de correo de voz disponibles. Si bien cada uno comparte algunos puntos en común, existen diferencias importantes entre ellos.

El correo de voz residencial, por ejemplo, se refiere a los sistemas de correo de voz para el hogar. En general, estos sirven a teléfonos fijos y pueden incluir uno o más "buzones" en los que las personas que llaman pueden dejar mensajes. En tales sistemas, un buzón normalmente actúa como el principal, desde el cual los usuarios pueden ingresar comandos. Dichos sistemas pueden basarse fuera del sitio con una empresa de servicios o en el sitio con la computadora del hogar del residente. Los usuarios generalmente graban un saludo y marcan un número especial e ingresan una contraseña para recuperar los mensajes. El correo de voz del teléfono celular funciona de la misma manera, excepto que se basa exclusivamente en tecnología inalámbrica.

El correo de voz comercial y el correo de voz de la oficina se pueden basar en el sitio o fuera de él, utilizando una PC o un equipo propietario. Dichos sistemas operan múltiples buzones y generalmente tienen un operador automático que guía a los usuarios internos y externos a través de comandos para dejar y recuperar mensajes.

En la página siguiente, hablaremos más sobre el uso del correo de voz.

Uso del correo de voz

Muchos proveedores de telefonía celular incluyen correo de voz como parte de un plan de servicio.

Como con la mayoría de las tecnologías de comunicación, la simplicidad de uso es imprescindible con el correo de voz. Los primeros sistemas eran complicados y engorrosos, lo que significaba que solo las corporaciones más grandes podían comprarlos y mantenerlos. Los sistemas basados en PC y la plétora de proveedores de servicios cambiaron eso. Ahora es fácil usar un sistema de mensajes de voz, ya sea el correo de voz residencial, el correo de voz del teléfono celular o el correo de voz de la oficina.

Usar el correo de voz, para la persona que llama, es tan fácil como marcar un número de teléfono y hablar. Después de marcar, sonará el teléfono de la persona o, si se ha acordado previamente, la llamada se enviará directamente al correo de voz. Una vez allí, el mensaje saliente de la persona le indicará a la persona que llama cómo dejar un mensaje.

Un mensaje saliente típico podría ser algo así:"Hola, se comunicó con el buzón de correo de voz de John Smith. Estaré fuera de la oficina hasta el lunes. Déjame un mensaje después del tono que incluya tu número de teléfono y Te devolveré la llamada cuando regrese".

Dicho mensaje le brinda a la persona que llama información importante, incluso cuándo el Sr. Smith volverá a la oficina y, por lo tanto, cuándo la persona que llama puede esperar que le devuelvan la llamada. La mayoría de los sistemas de correo de voz permiten a los usuarios internos actualizar constantemente sus mensajes salientes.

Algunos sistemas de correo de voz permiten a las personas que llaman buscar a la persona presionando un número en el teclado de su teléfono. La operadora automática informará a la persona que llama sobre esta opción, así como también le indicará que permanezca en el teléfono para ver más opciones una vez que haya terminado de grabar un mensaje. Dichas opciones pueden incluir la asignación de una prioridad de entrega al mensaje de uno, que va desde la entrega normal a la urgente. La entrega urgente puede configurarse para enviar automáticamente una página, un mensaje de texto o un correo electrónico al usuario interno, informándole de la naturaleza del mensaje.

Para el usuario interno, el uso del correo de voz generalmente implica configurar un "buzón" o cuenta, ingresar ciertos comandos del teclado, grabar mensajes salientes (algunos sistemas permiten al usuario grabar mensajes o saludos salientes tanto internos como externos) y recuperar mensajes.

La configuración de un buzón crea un espacio para sus mensajes en el servidor. Abre un archivo donde se pueden almacenar sus mensajes digitales. A menudo, también crea e ingresa un código de acceso, de modo que solo usted o alguien a quien usted autorice pueda escuchar o manipular su buzón de correo de voz.

Los comandos del teclado incluyen funciones como el reenvío de mensajes, el archivo de mensajes, la eliminación de mensajes y la respuesta a mensajes.

Los usuarios pueden recuperar mensajes en su lugar de trabajo habitual o en casa, o de forma remota utilizando un número de teléfono especial y un código de acceso oa través de su computadora. Dichos procedimientos varían según el proveedor.

Algunos servicios proporcionan detección de fax, que detecta automáticamente cuando una máquina de fax accede a un número. Cuando esto sucede, el servicio puede desconectar automáticamente la llamada o redirigirla a una máquina de fax, si existe. El destinatario puede luego descargar esos mensajes de fax guardados a otra máquina de fax, reenviarlos o guardarlos.

Otros proveedores ofrecen un servicio de preguntas y respuestas, mediante el cual el propietario del buzón puede programar su buzón para hacer preguntas y registrar respuestas. Este sistema podría usarse, por ejemplo, para brindar un servicio las 24 horas que ayudará a organizar la información mientras está fuera de la oficina.

En la página siguiente, hablaremos sobre la configuración y el uso de cuentas de correo de voz.

Configuración y uso de cuentas de correo de voz

Configurar el correo de voz es simple:solo implica seguir las indicaciones del operador automático.

Configurar su cuenta de correo de voz es fácil, con un software intuitivo y asistentes automáticos listos para guiarlo a través del proceso con comandos y opciones.

Este es un ejemplo típico de los pasos a seguir al configurar y usar cuentas de correo de voz.

Marque el número de teléfono para acceder al sistema de correo de voz.
Siga las instrucciones del operador automático para crear un código de acceso numérico, generalmente de cuatro a seis números.
Siga las instrucciones del operador automático para grabar un mensaje saliente, también conocido como "saludo".
Siga las instrucciones de la operadora automática para aprovechar otras funciones, como el reenvío de mensajes, la localización y la recogida automática de faxes.

El correo de voz del teléfono celular, el correo de voz residencial y el correo de voz de la oficina funcionan de manera similar. Por lo general, el proceso comienza marcando un número principal. El número coloca al usuario en la interfaz frontal del proveedor de correo de voz. A menudo, la operadora automática solicitará al usuario un número de buzón, que suele ser el mismo que el número de teléfono personal del usuario, pero no siempre. Le pedirá un código de acceso numérico de algún tipo. Si no tiene uno, le pedirá que cree e ingrese uno nuevo. Por lo general, las personas eligen un número que sea fácil de recordar, pero no demasiado obvio. Un número favorito, la fecha de nacimiento de un padre o un amigo son ejemplos. Independientemente de lo que elija, es importante salvaguardarlo para proteger su privacidad e identidad.

Una vez en un sistema, lo primero que querrá hacer es grabar un saludo. Tu saludo es lo que la gente escuchará cuando no estés allí para contestar el teléfono, por lo tanto, tu saludo es muy importante.

A menudo, la operadora automática del sistema le pedirá que grabe un saludo. Es posible que le pida que presione una serie de teclas para hacerlo. Siga las instrucciones de cerca. Piensa en lo que te gustaría decir y la forma en que te gustaría decirlo. Tanto lo que dices como tu tono de voz son importantes. Hable clara y alegremente. Incluya su nombre y apellido, su cargo y empresa. Dé instrucciones breves y sencillas para dejar un mensaje. Dígales a las personas cuándo pueden esperar recibir noticias suyas. Actualizar su saludo con frecuencia puede hacerles saber a las personas que llaman que este es un buzón de correo de voz activo y vibrante y que dejar un mensaje no será un ejercicio inútil.

Algunos sistemas le permiten dejar tanto un saludo externo, destinado al público, llamante externo, como un saludo interno, destinado a sus compañeros de trabajo. Piense cuidadosamente acerca de cómo abordar cada uno. Puede optar por incluir información para un saludo interno que no incluiría en un saludo externo. Aún así, ambos mensajes deben ser breves, claros y respetuosos.

Algunos sistemas de correo de voz ofrecen muchas otras opciones para los usuarios, que incluyen buscapersonas, captura automática de fax y formas de integrar el correo de voz con otras comunicaciones electrónicas, como correo electrónico y mensajes de texto. Debe consultar su asistente automático o el manual del usuario para aprovechar estas funciones. También puede considerar cuánta tecnología de mensajería electrónica necesita para hacer su trabajo de manera efectiva.

El correo de voz residencial y de teléfono celular funciona básicamente de la misma manera. Configure su buzón, seleccione un código de acceso y grabe un saludo. El correo de voz personal y el correo de voz de la oficina o el negocio pueden proporcionar un servicio valioso.

En la página siguiente, hablaremos sobre las ventajas que ofrece el correo de voz sobre el contestador automático tradicional.

Correo de voz frente a contestadores automáticos

El correo de voz ofrece muchas más opciones fáciles de usar que los contestadores automáticos.

El correo de voz ofrece muchas ventajas de comunicación sobre los contestadores automáticos, incluida la posibilidad de que los usuarios revisen sus mensajes de forma remota.

Con el contestador automático tradicional, el usuario debe estar en el mismo lugar, a menudo literalmente parado cerca, en la máquina para recuperar sus mensajes. La máquina reproduce una grabación analógica o digital de un mensaje, que el usuario puede escuchar presionando un botón.

Los usuarios de correo de voz, sin embargo, pueden escuchar sus mensajes en cualquier lugar utilizando cualquier teléfono (fijo o celular) llamando a un número central que les permite acceder a su cuenta. Después de llamar al número, el usuario puede ingresar su código de acceso numérico para acceder a sus mensajes.

Sin embargo, las ventajas del correo de voz sobre los contestadores automáticos no terminan ahí. El correo de voz también ofrece mayor seguridad y privacidad gracias al código de acceso numérico. Sin el código, no puede escuchar los mensajes del correo de voz. Con un contestador automático, solo necesita presionar un botón.

Además, el correo de voz ofrece más opciones para administrar los mensajes mediante el uso de comandos simples del teclado para acceder a varias funciones. Por ejemplo, un usuario puede reenviar mensajes, enviando una copia a uno o más buzones de correo de voz adicionales operados por aquellos que también podrían necesitar escuchar el mensaje. A menudo, los sistemas de comunicaciones de correo de voz permiten que el destinatario principal grabe un mensaje introductorio al reenviar otros mensajes, lo que permite al usuario configurar el contexto del mensaje entrante para los destinatarios adicionales.

Los usuarios de correo de voz pueden guardar, eliminar y archivar mensajes fácilmente, de nuevo usando entradas simples en el teclado. Los sistemas de correo de voz a menudo también incorporan funciones de identificación de llamadas, como el número desde el que se originó el mensaje, así como la fecha y la hora de la llamada. En algunos casos, los usuarios pueden optar por responder instantáneamente a un mensaje, especialmente si la persona que dejó el mensaje tiene un buzón de correo de voz en el mismo sistema que el destinatario. Algunos sistemas de correo de voz también ofrecen a las personas que llaman la opción de buscar al destinatario del mensaje o entregar un mensaje con un protocolo "urgente", los cuales ayudan al usuario a recibir información importante más rápido.

Ya sea para teléfonos comerciales, domésticos o celulares, es fácil ver las muchas ventajas que ofrece el correo de voz para las comunicaciones digitales sobre el contestador automático.

En la página siguiente, hablaremos sobre el futuro del correo de voz.

El futuro del correo de voz

Los sistemas de correo de voz permiten a los usuarios acceder a los mensajes, incluso desde otros teléfonos.

¿Podría el correo de voz algún día leer las emociones de una persona que llama para avisar al destinatario del mensaje? ¿Podrían el software y el hardware unirse para formar sistemas de comunicación unificados que integren todas las tecnologías de mensajería y las pongan al alcance de su mano?

La respuesta es sí, y estos futuros avances técnicos de correo de voz ya están en desarrollo.

Los sistemas de correo de voz ya se están involucrando en la política, brindando a las personas la opción de colocar un comercial de campaña en el saludo de su correo de voz, de modo que cada vez que las personas que llaman vayan al correo de voz, se les solicita que voten por un candidato. El saludo se puede configurar para que se reproduzca para amigos seleccionados o cualquier persona de la libreta de direcciones del receptor que llame.

Muchos proveedores de servicios de mensajes de voz se centran en unificar los diversos sistemas de comunicaciones electrónicas en sistemas integrados. El correo de voz (correo de voz de oficina, correo de voz de teléfono celular y correo de voz residencial) sin duda jugará un papel importante en ese futuro.

Otras tecnologías se enfocan en reconocer emociones en las voces de quienes dejan mensajes en sus sistemas de correo de voz. Un sistema, llamado Emotive Alert, ha estado en desarrollo en el Instituto de Tecnología de la Universidad de Massachusetts durante varios años.

El sistema permite a los usuarios decidir qué mensajes son los más urgentes, ayudándoles a reducir el exceso de comunicaciones electrónicas y ser más eficientes. Podría aprender a reconocer estados de ánimo básicos, como urgente, feliz, formal o emocionado al masticar variables como la velocidad y el volumen del habla, compararlo con una base de datos y escupir una opinión.

A medida que los sistemas de comunicación se vuelven más integrados, es seguro que el correo de voz seguirá siendo parte de la mezcla. Después de todo, se ocupa del tipo más primitivo de comunicación humana:el habla, lo digitaliza y lo introduce en el mundo electrónico en el que vivimos y trabajamos hoy. El correo de voz, uno de los primeros sistemas de mensajería de alta tecnología, llegó para quedarse.

Para obtener más información sobre el correo de voz y temas relacionados, consulte los enlaces a continuación.